（科大政发〔2011〕93号）

第一条  为推进学校与国内外学术界的广泛交流、合作，促进学科发展，活跃学术气氛，提高科研水平，加强学校各类学术会议的组织和管理，特制定本办法。

第二条  本办法所称学术会议是指以学术研讨为内容而组织召开的会议。我校主办、承办或协办的学术会议分为以下四类：（一）国际性学术会议；（二）全国性学术会议；（三）区域性学术会议；（四）校内学术会议。国际性学术会议指有来自较多国家或地区的学者参加、由国际性学术组织或国家级学术组织主办或协办的学术会议；全国性学术会议指有来自较多省外单位的学者参加、由国家级学会或其二级分会主办或协办的学术会议；区域性学术会议指有来自较多单位参加、由区域性学术组织主办或协办的学术会议；校内学术会议指主要由校内学者参加的学术会议。

第三条  学校各类学术会议必须遵守国家有关法律法规和上级部门的有关规定，必须服务于学校学科建设和科研发展的需要。

第四条  学校设立湖南科技大学学术会议基金（以下简称“学术会议基金”），用于资助我校主办、承办或协办的国际性学术会议、全国性学术会议、区域性学术会议，校内学术会议不在本基金资助范围之内。

第五条  学术会议基金由科研部门管理，专款专用。资助经费必须直接用于会议支出，会议结束后，经科研管理部门核实签字方可报销。

第六条  学术会议基金对我校主办、承办的学术会议实行限额资助，即区域性学术会议资助金额一般不超过0．5万元,全国性学术会议资助金额一般不超过3万元，国际性学术会议资助金额一般不超过4万元，具体金额视会议规模、合作单位、经费来源和影响力等实际情况确定。我校协办的学术会议可酌情给予资助。

第七条  已接受学校其他经费来源资助的学术会议不能申请学术会议基金资助。

第八条  学校主办、承办或协办学术会议应坚持“节约办会、以会养会”的原则。会议申办者应对拟办会议精心安排，对会议所需经费合理预算，从多种渠道积极筹措经费，并本着节约精神使用经费。

第九条  凡以“湖南科技大学”名义主办、承办或协办、属上述资助范围且需要获得学术会议基金资助的学术会议，由会议申办者填写《湖南科技大学学术会议申报表》，连同主办或协办单位公函，提前6个月向科研管理部门提出申请。科研部门进行形式审查后，视情况组织相关专家进行评审，由科研管理部门将形式审查结论和专家意见呈报分管校领导审批，必要时报校务会议审定。科研管理部门应及时将审批结果告知会议申办者。

第十条  申请报告应包括以下内容：会议的中外文名称及缩写；会议主办、承办和协办单位的中外文名称及缩写；会议举行的时间、地点和会期；会议的主要议题；会议发起的理由、目的、意义和预期成果；会议规模和代表组成；会议筹备情况、会议经费来源、支出预算及所需费用明细等。国外或港澳台地区与会人员，应提供其个人基本信息，同时向学校对外联络处、保卫处申请办理相关手续。

第十一条  学术会议申请审批通过后，会议申办者应及时在校园网上发布学术会议的相关信息。

第十二条  凡以“湖南科技大学”名义主办、承办或协办的学术会议，会议申办者应在会议通知、会议宣传、会议纪要、会议论文集或论文目录等所有正式文字材料上标明“由湖南科技大学主办（承办或协办）”等字样。

第十三条  由学校主办、承办或协办的学术会议应设筹备委员会，一般由主办、承办或协办单位领导和会议主要组织人员参加。筹备委员会应设会议秘书，专门负责联络、会议纪要等事务。

第十四条  学术会议的相关资料要求存档，一式三份，一份由主办、承办或协办单位保存，一份交科研管理部门，会议论文集存学校图书馆和单位资料室各一份。会议资料包括：主办、承办或协办单位公函，会议通知、申请报告、各项筹备记录，会议日程，与会人员名单，经费使用详单，预期目标的实现程度、会议论文集或论文目录、会议影像资料及会议纪要等。学校会议资料交存后才办理会议支出经费报销工作。

第十五条 本办法由科学技术处、社会科学处负责解释。

第十六条  本办法自发文之日起施行，原《湖南科技大学学术会议管理办法（试行）》（科大政发〔2006〕60号）同时废止。